Your Congress
Für Kongresse mit Sorglos-Gefühl.
Ohne Pi mal Daumen. Bei der Planung von Kongressen & Tagungen gilt eindeutig – PCO statt DIY! Schließlich geht es nicht nur um die perfekte Organisation. Als Professional Congress Organizer (PCO) steht Ihnen ein langjähriges Team von Anfang an, bei jedem Schritt und ohne Kompromiss zur Seite. Überlassen Sie uns etwa Bereiche wie Registratur, Budgetkontrolle oder das Handling von wissenschaftlichen Abstracts.
Congress Management (PCO) I Destination Management (DMC) I Green Meetings I Virtuelle & hybride Meetings I MedTech I Teilnehmer Management & Apps I Kongresskalender I Kontakt
Das sagen wir
Bei der Planung von Kongressen und Events gilt eindeutig – PCO statt DIY! Nichts ist so aufreibend und zeitintensiv wie die Planung und das erfolgreiche Umsetzen von Kongressen oder Events. AUSTROPA INTERCONVENTION, eine 100%ige Tochter des VERKEHRSBUEROS , übernimmt dank seines langjährigen Know-hows als führendes Unternehmen im Bereich Kongresswirtschaft, seine langjährigen Mitarbeiter:innen und seines innovativen Denkens die erfolgreiche Organisation von über 40 Kongressen im Jahr. Ausgezeichnet mit dem „Austrian Congress Award“ und dem langjährigen Vertrauen unserer Kunden stehen wir Ihnen in allen Bereichen des PCO, DMC und Eventmanagements jederzeit zur Seite. Auf dass Sie Zeit, Energie und Nerven sparen und in Ruhe den Erfolg Ihres Kongresses oder Events genießen können.
Das sagen unsere Kunden
Congress Management (PCO).
Exakte Planung und effizientes Organisieren ist das Um und Auf, um Ihr Vorhaben zum Erfolg zu führen. Denken Sie an die Feinheiten von Steuern und Versicherungen. Und die große Kunst, das Budget nicht bloß einzuhalten, sondern – wenn möglich – die Kosten effektiv zu senken. Ein erfahrener Projektleiter berät Sie, koordiniert und organisiert von Anfang bis zum Ende.
Ob Groß-Kongresse jeder Größenordnung oder Konferenzen im In- und Ausland. Wir betreuen Unternehmen, wie auch Verbände oder öffentliche Institutionen. Sie haben die Wahl zwischen einer Komplett-Organisation oder einzelner Teile im Baukasten-System mit maßgeschneiderten Lösungen. Sicherheit bei Planung, Kosten & Qualität werden garantiert.
Projektierung.
Bedarfsanalyse und Zielsetzung. Erstellung des Aktions- und Zeitplans. Location Suche und Konferenzort Management. Beratung und Vertragsaufbereitung. Verhandlung mit Lieferanten.
Finanzierung.
Kosten-Ermittlung. Sorgfältige Budgetierung. Kontinuierliche Überwachung und Analyse des Budgets. Unterstützung in steuerlichen Aspekten. Eigenes Kongress-Konto. Effiziente Abrechnung.
Vor Ort.
Beratung & Auswahl von Drittfirmen. Koordination von Aushilfspersonal. Teilnehmer-Management. Detailabstimmung & Überwachung des gesamten Kongress-Ablaufs.
Registratur.
Online-Plattform zur Teilnehmer-Anmeldung. Zahlungsabwicklung. Korrespondenz mit Teilnehmern. Online-Reporting für den Veranstalter.
Marketing.
Unterstützung bei Marketing- & Vertriebsaktivitäten. Erstellung einer Website & Logo im Corporate Design. Koordination von Publikationen und Drucksorten.
Abstracts.
Online-Formular zur Einreichung von Abstracts. Online-Begutachtung & Bewertung der Vorträge. Benachrichtigung an Einreicher & Programmerstellung.
Destination Management (DMC).
Hotelbuchung
Preisverhandlung & Reservierung von Zimmer-Kontingenten. Block-Buchungen mit eigenem Online-Tool etc.
Reiseplanung
Logistik-Support. Transfers und Shuttle-Dienste. Buchung von Flug- oder Bahntickets. Visum, Lounge-Zutritt etc.
Side-Events
Maßgeschneiderte Ausflugspakete. Bestellung von Fremdenführern oder Bussen, exklusive Führungen etc.
Abend-Programm
Auswahl der Location. Betreuung & Koordination vor Ort. Gestaltung & Planung. Catering, Technik, Musik, Moderation etc.
Teilnehmer Management.
J@mes, der Web-Butler.
Wir dürfen vorstellen: J@mes, stets zu Ihren Diensten für Ihre nächste Veranstaltung! Mit unserem Web-Butler finden wir dank modernster Online-Systeme für jede MICE Anforderung die passende Lösung: Verwaltung von Teilnehmer:innen & Abrechnung, Einladungsversand, eigenes Flugbuchungstool mit individuellen Raten, Event-Check-In mittels Barcode-System, Feedback-Umfragen, virtuelle „hybride“ Meeting & Event Lösungen. Die Anzahl an Möglichkeiten ist groß, um Ihnen Zeit & Mühe zu sparen!
Mobile Event Apps.
Wir können auch eine maßgeschneiderte App für Ihren nächsten Event oder Kongress selbst kreieren. Zu 100 % datenschutzkonform. Damit entsteht eine Dynamik, die die Teilnehmer:innen involviert und motiviert – und ein einzigartiges Event-Erlebnis schafft: Interaktiver Austausch in Echtzeit aller Teilnehmer und Gruppen. Einbeziehen in das Veranstaltungsgeschehen. Speaker-Infos & Downloads für Präsentationen. Möglichkeit für Feedbacks. Ad-hoc-Umfragen. Push-Nachrichten u.v.m.
Covid-19 Präventionskonzept.
So funktionieren sichere Veranstaltungen.
Planen Sie einen Event oder Kongress und benötigen ein Covid-19 Präventionskonzept? Einige unserer MICE-Spezialist:innen wurden zu Covid-Beauftragten ausgebildet. Sie übernehmen die aufwendige Organisation von Veranstaltungen unter garantierter Einbehaltung aller aktuellen Präventionsmaßnahmen.
TIPP: Unser professionelles Teilnehmer-Management-Tool kann auch ein notwendiges Contact Tracing bei Corona-Fällen rasch ermöglichen.
Was gilt es dabei zu beachten?
- Auswahl der passenden Location (Gewährleistung von Mindestabständen, regelmäßige Reinigung der Sanitäranlagen, Evakuierungspläne etc.).
- Auswahl von Cateringpartnern, die mit allen Hygiene-Richtlinien vertraut sind.
- Organisation von medizinischem Fachpersonal für Schnelltests vor Ort. Covid-19-Beauftragte unterstützen bei allen Abläufen vor Ort. Interessiert? info@austropa.at
Zertifikate.
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