Your Congress
is our business.

Für Kongresse mit Sorglos-Gefühl.

Ohne Pi mal Daumen. Bei der Planung von Kongressen & Tagungen gilt eindeutig – PCO statt DIY! Schließlich geht es nicht nur um die perfekte Organisation. Als Professional Congress Organizer (PCO) steht Ihnen ein langjähriges Team von Anfang an, bei jedem Schritt und ohne Kompromiss zur Seite. Überlassen Sie uns etwa Bereiche wie Registratur, Budgetkontrolle oder das Handling von wissenschaftlichen Abstracts.

Congress Management (PCO) I Destination Management (DMC) I Green Meetings I Virtuelle & hybride Meetings I MedTech I Teilnehmer Management & Apps I Kongresskalender I Kontakt

Das sagen wir

Bei der Planung von Kongressen und Events gilt eindeutig – PCO statt DIY! Nichts ist so aufreibend und zeitintensiv wie die Planung und das erfolgreiche Umsetzen von Kongressen oder Events. AUSTROPA INTERCONVENTION, eine 100%ige Tochter des VERKEHRSBUEROS , übernimmt dank seines langjährigen Know-hows als führendes Unternehmen im Bereich Kongresswirtschaft, seine langjährigen Mitarbeiter:innen und seines innovativen Denkens die erfolgreiche Organisation von über 40 Kongressen im Jahr. Ausgezeichnet mit dem „Austrian Congress Award“ und dem langjährigen Vertrauen unserer Kunden stehen wir Ihnen in allen Bereichen des PCO, DMC und Eventmanagements jederzeit zur Seite. Auf dass Sie Zeit, Energie und Nerven sparen und in Ruhe den Erfolg Ihres Kongresses oder Events genießen können.

Das sagen unsere Kunden

„[…] Ich möchte die Gelegenheit nutzen um Ihnen und Ihrem Team herzlichst für die tolle Kongressvorbereitung und -abwicklung zu danken. Es hat alles bestens funktioniert und sowohl die Teilnehmer als auch wir als Organisatoren waren mit Ihrem Service ausgesprochen zufrieden.

Sollten wir wieder einmal einen Kongress zu organisieren haben wissen wir wohin wir uns wenden werden.[…]

ESVV, Prof. Dr. Norbert Nowotny, Congress PresidentCongress of the European Society for Veterinary

„[…] zum Ende des erfolgreichen Abschlusses der EFMC12 möchte ich mich bei Ihnen sehr herzlich für Ihre Arbeit bedanken. Die schnelle Umsetzung unserer Sonderwünsche hat mich besonders beeindruckt. Auch fand ich den persönlichen Kontakt und die Zusammenarbeit jederzeit sehr konstruktiv und angenehm. Daher werde ich AUSTROPA jedem potentiellen Tagungsorganistor uneingeschränkt weiterempfehlen![…]

EFMC12, Prof. Hendrik Kuhlmann, Chair of the Organizing Committee 12th European Fluid Mechanics Conference

„[…] ich habe in meinem Berufsleben schon mit unterschiedlichsten Menschen zusammengearbeitet, aber ich habe mich noch nie auf so kompetente Weise unterstützt gefühlt! Der Kongress war ein ganz toller Erfolg auf allen Ebenen! […]

Dr. Andrea Harms, Conference Co-Chair42nd IAPSP Annual International Conference

„[…] Da wir schon seit vielen Jahren sehr positive Erfahrungen mit der Austropa haben, haben wir uns auch für die 25th International Conference on Health Promoting Hospitals and Health Care für diesen Anbieter entschieden. Das Team der Austropa Interconvention macht Unmögliches möglich und organisiert bis ins kleinste Detail alles perfekt. Auch von unseren internationalen Teilnehmerinnen und Teilnehmern haben wir durchwegs positives Feedback erhalten.[…]

Astrid Loidolt, WHO Collaborating Centre for Health Promotion in Hospitals and Health Care25th International Conference on Health Promoting Hospitals and Health Services

„[…] um Ihnen nochmals ganz herzlich für all Ihre Arbeit, die unermüdliche Unterstützung in sämtlichen Bereichen und besonders auch für Ihren Einsatz in der Kongresswoche selbst vor Ort zu danken – es war ein wunderbar beruhigendes Gefühl, sich in allen Registrierungs- und sonstigen relevanten Belangen voll und ganz auf Sie und Ihre MitarbeiterInnen verlassen zu können. […]

Monika Geretsegger, Local Organising CommitteeEMTC - European Music Therapy Conference

„[…] Das diesjährige Motorensymposium ist wieder erfolgreich verlaufen! Die Mitarbeiter von Austropa sind an diesem Erfolg in großem Ausmaß beteiligt. Wir bedanken uns sehr herzlich für diese perfekte Kooperation, die sowohl bei der Vorbereitung des Symposiums als auch bei der Durchführung im Kongresszentrum Hofburg Wien zum Tragen kommt. […]

Prof. Dr. H. P. Lenz, Präsident Österreichischer Verein für KraftfahrzeugtechnikInternationales Wiener Motorensymposium

„[…] Ich möchte mich nach unserer letzten Flandern Gruppenreise mit einem herzlichen Dankeschön bei Ihnen Allen, die bei der Ausarbeitung unseres erstklassigen, organisierten Programmes mitgewirkt haben bedanken. Schon lange Jahre werden wir von Ihnen bestens betreut und es werden auch immer wieder unsere Wünsche ernst genommen. […]

Wiener Gebietskrankenkasse, Ingrid Ehold, VorsitzendeGruppenreise Flandern

„[…] haben wirklich ganze Arbeit geleistet! Schon in der Vorbereitung konnten wir uns von Ihrem professionellen Zugang überzeugen und jede unserer Fragen und Anliegen wurden prompt beantwortet und erledigt. Die Börse-Tage und der Gala-Abend wurden zu einem vollen Erfolg, was auch die Rückmeldungen von den ca. 3400 Teilnehmern bestätigt haben.[…]“

KR DI Josef Dietrich, Präsident d. Börse für landwirtschaftliche Produkte in Wien59. Europäische Warenbörse

Die gesamte Referenzliste finden Sie hier als .pdf

Virtuelle & hybride Meetings.

VB2Conn@ct – Bringen Sie Menschen wieder zusammen!

Setzen Sie Ihre Veranstaltung perfekt in Szene – virtuell, persönlich oder als hybride Lösung. Unsere kreativen Experten machen aus Ihrem Event ein einzigartiges Erlebnis.
Gleich Termin für eine Live-Demo vereinbaren: info@austropa.at

Clevere Tools mit VB2Conn@ct Live- Support

Es gibt außergewöhnliche technische Möglichkeiten, gewohnte Veranstaltungen auch virtuell attraktiv & lebendig zu gestalten. Von Online-Meetings über weltweite hybride Kongresse bis hin zu 4D-Messen & Roadshows. Vernetzen wir uns wieder! Lesen Sie auch mehr in unserem BLOG-Beitrag.

Congress Management (PCO).

Exakte Planung und effizientes Organisieren ist das Um und Auf, um Ihr Vorhaben zum Erfolg zu führen. Denken Sie an die Feinheiten von Steuern und Versicherungen. Und die große Kunst, das Budget nicht bloß einzuhalten, sondern – wenn möglich – die Kosten effektiv zu senken. Ein erfahrener Projektleiter berät Sie, koordiniert und organisiert von Anfang bis zum Ende.

Ob Groß-Kongresse jeder Größenordnung oder Konferenzen im In- und Ausland. Wir betreuen Unternehmen, wie auch Verbände oder öffentliche Institutionen. Sie haben die Wahl zwischen einer Komplett-Organisation oder einzelner Teile im Baukasten-System mit maßgeschneiderten Lösungen. Sicherheit bei Planung, Kosten & Qualität werden garantiert.

Projektierung.

Bedarfsanalyse und Zielsetzung. Erstellung des Aktions- und Zeitplans. Location Suche und Konferenzort Management. Beratung und Vertragsaufbereitung. Verhandlung mit Lieferanten.

Finanzierung.

Kosten-Ermittlung. Sorgfältige Budgetierung. Kontinuierliche Überwachung und Analyse des Budgets. Unterstützung in steuerlichen Aspekten. Eigenes Kongress-Konto. Effiziente Abrechnung.

Vor Ort.

Beratung & Auswahl von Drittfirmen. Koordination von Aushilfspersonal. Teilnehmer-Management. Detailabstimmung & Überwachung des gesamten Kongress-Ablaufs.

Registratur.

Online-Plattform zur Teilnehmer-Anmeldung. Zahlungsabwicklung. Korrespondenz mit Teilnehmern. Online-Reporting für den Veranstalter.

Marketing.

Unterstützung bei Marketing- & Vertriebsaktivitäten. Erstellung einer Website & Logo im Corporate Design. Koordination von Publikationen und Drucksorten.

Abstracts.

Online-Formular zur Einreichung von Abstracts. Online-Begutachtung & Bewertung der Vorträge. Benachrichtigung an Einreicher & Programmerstellung.

Destination Management (DMC).

Hotelbuchung

Preisverhandlung & Reservierung von Zimmer-Kontingenten. Block-Buchungen mit eigenem Online-Tool etc.

Reiseplanung

Logistik-Support. Transfers und Shuttle-Dienste. Buchung von Flug- oder Bahntickets. Visum, Lounge-Zutritt etc.

Side-Events

Maßgeschneiderte Ausflugspakete. Bestellung von Fremdenführern oder Bussen, exklusive Führungen etc.

Abend-Programm

Auswahl der Location. Betreuung & Koordination vor Ort. Gestaltung & Planung. Catering, Technik, Musik, Moderation etc.

Meeting & Event Management.

Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Unsere erfahrenen „Event-Designer“ unterstützen bei Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Ganz nach Ihren Wünschen und Zielen entwickeln wir individuelle Konzepte und sorgen für den „Roten Faden“. Wir begleiten Sie in allen Phasen Ihres Meetings oder Events. Egal ob Sie eine außergewöhnliche Location suchen oder Unterstützung beim Teilnehmer-Management benötigen. Wir sorgen für einzigartige Erlebnisse – mit dem Ziel, einen bleibenden Eindruck bei Ihren Gästen zu hinterlassen!

Auch das Finanzielle soll im Rahmen bleiben.

Entwickeln wir gemeinsam ein nachhaltiges, strategisches Veranstaltungs-Konzept. Maximieren Sie Ihre Möglichkeiten an Einsparungen. Sorgen Sie für mehr Transparenz bei Ihren Ausgaben und Aktivitäten. Im Fokus stehen konsequente Kostenkontrolle und strukturierte Prozessabläufe. Risiken in Zusammenhang mit Verträgen werden genau analysiert und optimiert. Wir beantworten Fragen zu Finanzierung, Compliance oder Fürsorgepflicht gegenüber Ihren Teilnehmern. Behalten wir gemeinsam den Überblick!

Teilnehmer Management.

J@mes, der Web-Butler.

Wir dürfen vorstellen: J@mes, stets zu Ihren Diensten für Ihre nächste Veranstaltung! Mit unserem Web-Butler finden wir dank modernster Online-Systeme für jede MICE Anforderung die passende Lösung: Verwaltung von Teilnehmer:innen & Abrechnung, Einladungsversand, eigenes Flugbuchungstool mit individuellen Raten, Event-Check-In mittels Barcode-System, Feedback-Umfragen, virtuelle „hybride“ Meeting & Event Lösungen. Die Anzahl an Möglichkeiten ist groß, um Ihnen Zeit & Mühe zu sparen!

Mobile Event Apps.

Wir können auch eine maßgeschneiderte App für Ihren nächsten Event oder Kongress selbst kreieren. Zu 100 % datenschutzkonform. Damit entsteht eine Dynamik, die die Teilnehmer:innen involviert und motiviert – und ein einzigartiges Event-Erlebnis schafft: Interaktiver Austausch in Echtzeit aller Teilnehmer und Gruppen. Einbeziehen in das Veranstaltungsgeschehen. Speaker-Infos & Downloads für Präsentationen. Möglichkeit für Feedbacks. Ad-hoc-Umfragen. Push-Nachrichten u.v.m.

Health Care.

Maßgeschneiderte MICE Lösungen.

Unser Serviceteam hat langjährige Erfahrung mit Dienstleistungen für Unternehmen und Personen im Gesundheitsbereich. Wir sind entsprechend zertifiziert und berücksichtigen branchenspezifische Richtlinien & Vorgaben. Unsere Lösungen richten sich an Selbstständige sowie Unternehmen im Health Care Bereich: Sicherheitspakete mit Notfall-Service, transparente Abrechnung & Reports für die Steuererklärung oder Fundverwaltung inklusive Prozesse zum Thema HCO und HCP Sponsorship.

MedTech Trusted Partner.

Austropa Interconvention wurde als einer der ersten PCOs in Österreich von MedTech Europe als Trusted Partner zertifiziert. Durch das Trusted Partner Gütesiegel wird bestätigt, dass die Mitarbeiter:innen des Unternehmens über die Inhalte des Kodex bestens Bescheid wissen und entsprechend agieren. Das klassische Sponsoring in diesem Bereich wird durch Educational Grants ersetzt, welche Gesundheitseinrichtungen zur Verfügung gestellt werden.

Green Meetings.

Nachhaltigkeit, ohne Wenn und Aber!

„Green Meetings“ ist nicht bloß ein schönes „grünes“ Schlagwort. Es ist der neue Standard im MICE Bereich. Wir haben die Berechtigung, Ihre Veranstaltung nach den Kriterien des Österreichischen Umweltzeichens “Green Meeting” zu zertifizieren. Und diese zu einem Beispiel für Nachhaltigkeit und Verantwortung zu machen. Sorgen wir gemeinsam vor: Reduzierung des CO₂-Ausstoßes, Steigerung der Energieeffizienz, Abfallvermeidung, nachhaltiger Umgang mit Ressourcen.

Wie schafft man das konkret?

Bevor wir Ihre Veranstaltung als „Green Meeting“ durchführen dürfen, müssen wir als zertifiziertes „Green Office“ bereits im Vorfeld einige Richtlinien erfüllen. Dies beginnt bei der umweltgerechten Beschaffung von energiesparenden Druckern. Bis zur entsprechenden Vermeidung von Abfall in der Kaffeeküche. Bei Veranstaltungen, die wir als „Green Meeting“ durchführen sind etwa die umweltgerechte Anreise oder die Auswahl regionaler Catering-Firmen entscheidende Kriterien.

Covid-19 Präventionskonzept.

So funktionieren sichere Veranstaltungen.

Planen Sie einen Event oder Kongress und benötigen ein Covid-19 Präventionskonzept? Einige unserer MICE-Spezialist:innen wurden zu Covid-Beauftragten ausgebildet. Sie übernehmen die aufwendige Organisation von Veranstaltungen unter garantierter Einbehaltung aller aktuellen Präventionsmaßnahmen.
TIPP: Unser professionelles Teilnehmer-Management-Tool kann auch ein notwendiges Contact Tracing bei Corona-Fällen rasch ermöglichen.

Was gilt es dabei zu beachten?

Auswahl der passenden Location (Gewährleistung von Mindestabständen, regelmäßige Reinigung der Sanitäranlagen, Evakuierungspläne etc.).
Auswahl von Cateringpartnern, die mit allen Hygiene-Richtlinien vertraut sind.
Organisation von medizinischem Fachpersonal für Schnelltests vor Ort. Covid-19-Beauftragte unterstützen bei allen Abläufen vor Ort. Interessiert? info@austropa.at

Your Congress is our business.